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SIP-Client: Funktionen und Vorteile eines Softphones

Bye, bye, gutes altes, geliebtes Telefon! Die technische Weiterentwicklungen im Bereich der virtuellen Telefonanlagen gehen immer weiter. So genannte SIP-Clients oder Softphones können anstelle des klassischen Telefons eingesetzt werden. Und sie bieten viele Vorteile: deutlich mehr Funktionen und vor allem sind sie auch unterwegs nutzbar.

Unternehmen entscheiden sich immer häufiger für eine virtuelle Telefonanlage. Nach der Entscheidung über das grundsätzliche System - SIP bzw. VoIP, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Telefonie.

  • Wer auf das klassische Telefon am Schreibtisch nicht verzichten will, kann sich ein SIP- bzw. VoIP-fähiges Endgerät zulegen. Das Telefonieren fühlt sich dann genauso an, wie mit dem klassischen Telefon bzw. bei einer klassischen Telefonanlage.
  • SIP-Clients, eine Software für Windows-PCs, Macintoshs oder mobile Endgeräte, können bei virtuellen Telekommunikationsanlagen das herkömmliche Telefon ersetzen. Diese sogenannten Softphones bieten den Vorteil gegenüber Tischtelefonen, dass man direkt über seinen Laptop oder PC telefoniert. Der Anwender kann so deutlich mehr Funktionen nutzen.

SIP-Client und Softphone

Wer sich für eine virtuelle Telefonanlage entscheidet, setzt auf ein gut skalierbares Produkt. Unternehmen mit solch einer TK-Anlage sind zum einen unabhängig von technischen Entwicklungen bei Telefonanschlüssen wie beispielsweise der ISDN-Abschaltung 2018. Zum anderen können Firmen die Anzahl der Nebenstellen beliebig dem Wachstum des Unternehmens anpassen. Über einen Business-SIP-Account können die Verantwortlichen online mit wenigen Mausklicks weitere Nebenstellen hinzubuchen, neue Hotlines einrichten und die Funktionen der Telefonanlage steuern.

Fällt die Wahl auf eine virtuelle TK-Anlage, muss sich das Unternehmen auch entscheiden, ob die Arbeitsplätze weiter mit klassischen Endgeräten (SIP- bzw. VoIP-fähige Telefonen) ausgestattet werden sollen. Eine Alternative für die Business-Kommunikation ist ein SIP-Client bzw. Softphone. Letztere Lösung bietet einige Vorteile.

Was steckt genau hinter Softphone bzw. SIP-Client?

Ein SIP-Client ist eine Software, die die Funktionen eines klassischen, physischen Telefons auf dem PC oder Mac verfügbar macht. Deswegen werden SIP-Clients auch Softphones genannt. Sie funktionieren grundsätzlich wie ein Telefon, sind allerdings Software-basiert.

Diese Programme oder Apps ermöglichen so die Telefonie direkt über die Benutzeroberfläche der Software. Statt ein physisches Endgeräts auf dem Schreibtisch zu platzieren, installiert man das Softphone, registriert sich mit den Zugangsdaten seines SIP-Providers und telefoniert so mit dem SIP-Client über das Internet - unabhängig vom Telefonanschluss. Als Hardware benötigt man lediglich noch ein Headset bzw. Mikrofon und Lautsprecher zur Sprachein- und -ausgabe. In vielen Laptops sind diese bereits ab Werk integriert.

Die Vorteile eines SIP-Clients

Ein großer Vorteil des Telefonierens über Softphones ist es, dass der Telefonanschluss bzw.die Rufnummer nicht mehr ortsabhängig sind. Die persönliche Durchwahl ist nicht an ein physisches Telefon oder einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. DIe Mitarbeiter sind mit ihrer Durchwahl auf jedem Gerät zu erreichen, auf dem das Softphone installiert und in dem sie mit ihrem SIP-Account angemeldet sind.

Vorteile eines SIP-Clients im Überlick

  • Telefonie aus dem Firmennetz - von überall auf der Welt
  • mobile, vom Arbeitsplatz unabhängige Telekommunikation
  • Lizenz für die Software oft günstiger und leistungsstärker als vergleichbare VoIP- bzw. SIP-Telefone
  • deutlich größerer Funktionsumfang als klassische Telefone
  • Updates ermöglichen ein Nachrüsten der SIP-Clients-Funktionen oder auch Umstellungen auf neue Techniken
  • erleichtertes Tracking von eingehenden und ausgehenden Anrufen

Die Angestellten müssen sich auch nicht mehr im lokalen Firmennetzwerk befinden: Da die Telefonanlage in der Cloud bzw. online ist, sind sie überall dort im Firmennetz, wo sie einen Zugang zum Internet haben. Ein großer Vorteil, da sich heutige Arbeitnehmer immer mehr wünschen, flexibel zu sein im Hinblick auf ihren Arbeitsplatz und bei Bedarf auch aus dem Home Office arbeiten wollen.

Zudem gibt es Softphones bzw. SIP-Clients oft auch für mobile Endgeräte; die Entwickler stellen meist auch Apps für Android oder iOS zur Verfügung. So kann man z.B. auch auf Geschäftsreise über seine lokale Durchwahl anrufen oder von Kunden und Kollegen erreicht werden.

Auch ist der Funktionsumfang eines SIP-Clients wesentlich größer als der vergleichbarer (SIP-) Telefone. Neben den Standard-Telefon-Features wie Weiterleitung, Halten und Makeln kommen noch viele weitere software-basierte Funktionen hinzu. Dazu gehören beispielsweise eine Verwaltung der Kontakte, ein ausführliches Anruf-Tracking, Click-2-Call (Rufnummern z.B. aus dem Browser per Klick anwählen) und Instant Messaging.

Standard-Funktionen und Features eines Softphones

Einige Funktionen und Features des Softphone bzw. SIP-Clients hängen von der verwendeten Video- und Sprach-Hardware sowie der zur Verfügung stehenden Internet-Bandbreite ab. Und auch die verwendete Software hat einen EInfluss darauf, welche Features den Nutzern zur Verfügung stehen.

Doch unabhängig von Hardware, Internet-Bandbreite und Software, die folgenden Funktionen sollte ein SIP-Client auf jeden Fall für den Einsatz im Büro beherrschen:

  • HD Telefonie und Konferenzschaltungen
  • Videos aufnehmen, versenden und anschauen
  • Click-2-Call
  • Rufweiterleitung, Durchstellen, Halten
  • Telefonbuch mit Kontaktinfos und Anrufhistorie
  • Instant Messaging, Firmen-Chatrooms

Was für SIP-Clients gibt es?

Der Markt für Softphones bzw. SIP-Clients ist verglichen mit anderen Software-Produkten relativ überschaubar. Es gibt im Prinzip zwei Typen von Softphones:

Provider-spezifische SIP-Clients

  • Diese werden direkt vom jeweiligen SIP-Provider entwickelt und funktionieren nur mit entsprechenden SIP-Accounts bei eben diesen Anbietern.
  • Hierzu zählen z.B. der Client MiCollab von Mitel, das Nsoftphone von NFON oder auch der software-basierte VoIP PBX von 3CX.
  • Diese sind meist professionell entwickelt, da den großen Telekommunikationsunternehmen große IT-Ressourcen und Know-How zur Verfügung stehen.
  • Die Funktionalität aller Features, die der Provider anbietet, ist bei diesen Lösungen garantiert.

Provider-offene SIP-Clients

  • Diese werden von unabhängigen Softwareunternehmen entwickelt und können mit jedem beliebigen SIP-Account betrieben werden.
  • Sie sind im Hinblick auf Funktionsumfang, Usability und Design sehr unterschiedlich. Viele der Applikationen sind kostenlos.
  • Die bekanntesten freien Softphones: Xlite (die kostenpflichtigen Variante heißt Bria), Zoiper (gibt es auch in einer für den SIP-Provider Sipgate vorkonfigurierten Version) und Linphone.
  • Diese SIP-Clients sind schon relativ lange auf dem Markt, die Software ist entsprechend ausgereift.
  • Neuer SIP-Client speziell für Mac: call.center; verspricht intuitive Benutzeroberfläche und modernes Design.

Fazit

Softphones können sich in Sachen Funktionsumfang, Kosten oder Benutzerfreundlichkeit sehr stark voneinander unterscheiden. Bevor sich Unternehmen für die Einführung einer solchen software-basierten Telefonielösung entscheiden, sollten die Verantwortlichen einen genauen Anforderungskatalog erstellen. Empfehlenswert ist es, alle gewünschten Features und Funktionen der Telefon-Software zu definieren. Erst im Anschluss ist ein Vergleich und ein ausgiebiger Praxistest der verschiedenen SIP-Clients sinnvoll.