Checkliste für die Planung einer Telefonanlage

Mit der folgenden Checkliste definieren Sie vor der Anschaffung einer Telefonanlage Ihren Bedarf und die technischen Voraussetzungen Ihres Unternehmens. So finden Sie die optimale TK-Anlage für Ihr Business.

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Im ersten Schritt identifizieren Sie den Bedarf an externen und internen Leitungen in Ihrem Unternehmen. Die Anpassbarkeit der Anlage spielt eine große Rolle im Hinblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens.

• Wie viele Endgeräte benötigen Sie?

• Wie viele Personen beschäftigt Ihr Unternehmen?
• Wie viele zusätzliche Stellen besetzen Sie im nächsten Jahr?
• Wie viele Mitarbeiter telefonieren im Arbeitsalltag zur gleichen Zeit?
• Telefonieren verschiedene Büros im Haus häufig miteinander?
• Agiert Ihr Unternehmen von verschiedenen Standorten aus oder arbeiten Ihre Mitarbeiter aus dem Home Office?
• Sind besondere Sicherheitsrichtlinien zu beachten? (zum Beispiel in Anwaltskanzleien oder bei der Arbeit mit medizinischen Daten)

Schritt 2: Technische Voraussetzungen klären

Bei diesem Schritt klären Sie, ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen die technischen Voraussetzungen für die VoIP-Telefonie mitbringt. Mit einer vorhandenen und funktionalen IT-Infrastruktur sparen Sie sich das Geld für neue Leitungen. Sie stellen fest, dass Ihr Betrieb neue Anschlüsse braucht? Verschaffen Sie sich bei den Anbietern im Voraus einen Überblick über die Kosten für eine Neuverlegung der notwendigen Kabel.

• Nutzen Sie bereis ein IP-System? Wenn ja, welches?
• Welche Kabel befinden sich an Ihrem Standort und wo?
• Reichen die Leitungen bis zu jedem einzelnen Arbeitsplatz?
• Eignet sich Ihr Netzwerk für IP-Nebenanschlüsse?
• Mit welchen Endgeräten, Applikationen und Betriebssystemen (Mac, Windows) kommunizieren Sie in welchen Gebäude- und Netzwerkinfrastrukturen?
• Existieren in Ihrem Unternehmen besondere Hardware-Anlagen, die an der Telefonanlage hängen? (Notrufe, EC Karten Terminals, Sprechanlagen, Alarmanlagen, Schwesternrufsysteme?)
• Reicht der aktuelle Internetanschluss Ihres Betriebs für eine virtuelle Telefonanlage aus?

Schritt 3: Funktionen festlegen

Eine TK-Anlage umfasst viele Funktionen, die Ihnen den Geschäftsalltag erleichtern. Legen Sie bei der Planung einer Telefonanlage fest, welche Leistungen und Funktionen Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen.

• Ist in Ihrem Unternehmen ein hohes Maß an Mobilität wichtig?
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze?
• Ist es wichtig, dass Ihre Kunden oder Partner Ihre Mitarbeiter abseits des Schreibtisches erreichen (beispielsweise beim Außendienst)?
• Bieten Sie Ihren Angestellten eine Option auf Home-Office an?
• Besteht die Notwendigkeit, ein gesamtes Team über eine Rufnummer zu erreichen?
• Brauchen Sie Funktionen wie Voicemail, Call Manager File Transfer, Softphone, Sprach- und Videokonferenzen oder Instant Messaging?
• Wollen Sie Ihre Rufnummern mitnehmen?

Stellen Sie mithilfe unserer Fragen Ihre Checkliste zusammen. Anschließend klären Sie die letzten Details mit einem unserer Experten vor Ort. So erweitern Sie Ihre bestehende Telefonanlage reibungslos oder wechseln ohne großen Aufwand zu einem neuen System.

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