Telefonanlagen

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Checkliste für die Planung einer Telefonanlage

Mit der folgenden Checkliste definieren Sie vor der Anschaffung einer Telefonanlage Ihren Bedarf und die technischen Voraussetzungen Ihres Unternehmens. So finden Sie die optimale TK-Anlage für Ihr Business.

Eine Dame schreibt auf einem Block und schaut dabei auf einen Laptop

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Im ersten Schritt identifizieren Sie den Bedarf an externen und internen Leitungen in Ihrem Unternehmen. Die Anpassbarkeit der Anlage spielt eine große Rolle im Hinblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens.

  • Wie viele Endgeräte benötigen Sie?

Tipp: Endgeräte

Für die virtuelle Anlage brauchen Sie nicht zwingend neue IP-Telefone. Rüsten Sie stattdessen Ihre herkömmlichen Telefone mit einem Adapter für die IP-Telefonie auf. Indem Sie Ihren Computer oder Ihr Smartphone mit der VoIP-Telefonanlage verbinden, sparen Sie sich das Geld für neue Endgeräte.

  • Wie viele Personen beschäftigt Ihr Unternehmen?
  • Wie viele zusätzliche Stellen besetzen Sie im nächsten Jahr?
  • Wie viele Mitarbeiter telefonieren im Arbeitsalltag zur gleichen Zeit?
  • Telefonieren verschiedene Büros im Haus häufig miteinander?
  • Agiert Ihr Unternehmen von verschiedenen Standorten aus oder arbeiten Ihre Mitarbeiter aus dem Home Office?
  • Sind besondere Sicherheitsrichtlinien zu beachten? (zum Beispiel in Anwaltskanzleien oder bei der Arbeit mit medizinischen Daten)

Schritt 2: Technische Voraussetzungen klären

Bei diesem Schritt klären Sie, ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen die technischen Voraussetzungen für die VoIP-Telefonie mitbringt. Mit einer vorhandenen und funktionalen IT-Infrastruktur sparen Sie sich das Geld für neue Leitungen. Sie stellen fest, dass Ihr Betrieb neue Anschlüsse braucht? Verschaffen Sie sich bei den Anbietern im Voraus einen Überblick über die Kosten für eine Neuverlegung der notwendigen Kabel.

  • Nutzen Sie bereis ein IP-System? Wenn ja, welches?
  • Welche Kabel befinden sich an Ihrem Standort und wo?
  • Reichen die Leitungen bis zu jedem einzelnen Arbeitsplatz?
  • Eignet sich Ihr Netzwerk für IP-Nebenanschlüsse?
  • Mit welchen Endgeräten, Applikationen und Betriebssystemen (Mac, Windows) kommunizieren Sie in welchen Gebäude- und Netzwerkinfrastrukturen?
  • Existieren in Ihrem Unternehmen besondere Hardware-Anlagen, die an der Telefonanlage hängen? (Notrufe, EC Karten Terminals, Sprechanlagen, Alarmanlagen, Schwesternrufsysteme?)
  • Reicht der aktuelle Internetanschluss Ihres Betriebs für eine virtuelle Telefonanlage aus?

Tipp: Internetanschluss

Die virtuelle Telefonanlage (VoIP Anlage mit und ohne Anbindung an die Cloud) braucht eine schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung. Das gewährleistet Ihnen eine gute Sprachqualität. Ermitteln Sie im Voraus die tägliche Internetnutzung Ihres Unternehmens, um Engpässe bei starken Surfaktivitäten und hohem Telefonaufkommen zu vermeiden.

Faustregel: Ein VoIP Telefonat benötigt eine Bandbreite von rund 100 kBit/s.

Schritt 3: Funktionen festlegen

Eine TK-Anlage umfasst viele Funktionen, die Ihnen den Geschäftsalltag erleichtern. Legen Sie bei der Planung einer Telefonanlage fest, welche Leistungen und Funktionen Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen.

  • Ist in Ihrem Unternehmen ein hohes Maß an Mobilität wichtig?
  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze?
  • Ist es wichtig, dass Ihre Kunden oder Partner Ihre Mitarbeiter abseits des Schreibtisches erreichen (beispielsweise beim Außendienst)?
  • Bieten Sie Ihren Angestellten eine Option auf Home-Office an?
  • Besteht die Notwendigkeit, ein gesamtes Team über eine Rufnummer zu erreichen?
  • Brauchen Sie Funktionen wie Voicemail, Call Manager File Transfer, Softphone, Sprach- und Videokonferenzen oder Instant Messaging?
  • Wollen Sie Ihre Rufnummern mitnehmen?

Tipp: Rufnummern

Sie wechseln den Anbieter und wollen Ihre Rufnummern behalten oder neue Rufnummern buchen? Viele Anbieter importieren Ihre alten Rufnummern kostenlos. Ebenso möglich ist eine Kombination aus Ihren alten und neuen Nummern. Erstellen Sie eine Liste mit sämtlichen Rufnummern, die Sie mitnehmen oder wechseln wollen.

Stellen Sie mithilfe unserer Fragen Ihre Checkliste zusammen. Anschließend klären Sie die letzten Details mit einem unserer Experten vor Ort. So erweitern Sie Ihre bestehende Telefonanlage reibungslos oder wechseln ohne großen Aufwand zu einem neuen System.

Illustration einer Telefonanlage mit Computer und Headset

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