Telefonanlagen

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Checkliste für die Planung einer Telefonanlage

Die folgende Checkliste hilft Ihnen, vor der Anschaffung einer neuen Telefonanlage den genauen Bedarf zu definieren und technische Voraussetzungen zu klären. So finden Sie das TK-System, das optimal zu Ihren Anforderungen passt.

1. Umfang: Wie viele Telefone werden benötigt?

  • Wie viele Personen sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt?
  • Wie viele zusätzliche Stellen werden in den nächsten Jahren besetzt?
  • Wie viele Mitarbeiter müssen gleichzeitig telefonieren können?
  • Telefonieren verschiedene Büros im Haus häufig miteinander?

Hintergrund:

Mit diesen Angaben lässt sich der Bedarf an Amtsleitungen (externe Leitungen) und Nebenstellen (interne Verbindungen) ermitteln sowie bislang fehlende Funktionen identifizieren.

2. Technische Voraussetzungen: Welche IP-Systeme sind vorhanden?

  • Welche Kabel wurden verlegt?
  • Reichen diese bis zu jedem einzelnen Arbeitsplatz?
  • Eignet sich Ihre Netzwerk für IP-Nebenanschlüsse?

Hintergrund:

Eventuell können Sie ihre IT-Infrastruktur nutzen, um Ihrem System zusätzliche Telefonfunktionen hinzuzufügen und so Kosten für Kabellegung zu sparen.

3. Funktionen - welche sind für Ihre Arbeitsweise notwendig?

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze?
  • Bewegen sich Ihre Mitarbeiter innerhalb des Gebäudes viel umher und sind häufig nicht am Arbeitsplatz?
  • Müssen Ihre Mitarbeiter auch abseits des Schreibtisches erreichbar sein?
  • Bieten Sie Ihren Angestellten die Option auf Home-Office an?
  • Haben Sie Außendienstler?
  • Sind Software-Lösungen angedockt, die PCs und Telefone verbinden und zum Beispiel auf Kontaktlisten zugreifen?
  • Besteht die Notwendigkeit, Anrufergruppen zu bilden, also ein gesamtes Team über eine Rufnummer erreichen zu können?

Hintergrund:

Wenn ein hohes Maß an Mobilität gefordert ist, empfiehlt sich der Einsatz von portablen DECT-Telefonen. Moderne Systeme bieten alle Funktionen und Vorteile von stationären PBX-Telefonen. Wenn bereits ein CRM-Tool verwendet wird, macht es Sinn, das Telefonsystem mit der Computeranwendung zu verbinden. So können dank CTI (Computer Telephony Integration) zum Beispiel Anrufe durch einen Mausklick ausgelöst werden.

Lassen Sie sich in jedem Fall vor der Anschaffung persönlich beraten. Wenn Sie die obigen Fragen im Vorfeld klären und ermittelt haben, welche Funktionen Sie benötigen und welche technischen Voraussetzungen gegeben sind, können Sie die letzten Details mit einem Experten vor Ort besprechen. So wird sich die Erweiterung Ihrer bestehenden Telefonanlage oder der Wechsel auf ein neues System reibungslos umsetzen lassen und Sie können sich für ein zukunftsfähiges und flexibles Setup entscheiden.