Auswahl einer Telefonanlage: Darauf müssen KMU achten!
Wenn es um die Frage nach einer neuen Telekommunikationslösung für klein- und mittelständische Unternehmen geht, stehen diese oft einer großen Informationsflut gegenüber. Um alle Begriffe und Möglichkeiten richtig einzuordnen, finden Sie hier einige Punkte, die Sie beim Auswahlprozess Ihrer nächsten Telefonanlage unterstützen.
Welcher Telefonanlagen-Anschluss ist der richtige für Ihren Bedarf?
Der analoge Anschluss ist die klassischste Variante unter Telefonanlagen und noch immer weit verbreitet. Die Signalübertragung erfolgt dabei über eine Telefondose, über die Telefon- und Faxgeräte sowie Modems angeschlossen werden können. Verfügt die Anlage insgesamt nur über eine Amtsleitung, haben alle internen Geräte dieselbe Rufnummer und können nur einzeln genutzt werden. Das bedeutet, dass bei einem Telefonat weder das Modem noch das Faxgerät funktioniert. Der analoge Anschluss eignet sich in der heutigen Digitalität somit weder für den gewerblichen noch für den privaten Gebrauch.
Bei Voice-over-IP verläuft die gesamte Kommunikation über eine Internetverbindung. Damit ist diese Variante die modernere Möglichkeit. Generell gibt es noch zwei Unterscheidungen innerhalb der IP-Telefonie:
- Softphones: Für die Nutzer von Softphones sind Mikrofon und ein Audioausgang am PC die einzigen Voraussetzungen. Die Telefonie und alle anderen Funktionen erfolgen über den, mit dem Internet verbundenen, Computer oder das mobile Endgerät.
- Hardphones: Hardphones sind optisch und funktionstechnisch wie herkömmliche Telefongeräte aufgebaut - verfügen aber über einen Netzwerkanschluss, der sie mit dem Internet verbindet.
Der Zukunftstrend ist schon heute die Cloud-Telefonie, die neben diesen Funktionen eine Reihe von Zusatzservices bietet, zum Beispiel die Integration von Smartphones und Softwareprodukten ermöglicht sowie ganze Arbeitsplätze an anderen Orten in das Firmennetzwerk einbindet. Eine Grundvoraussetzung ist allerdings eine ausreichende Bandbreite, sonst leidet nicht nur die Qualität von Telefongesprächen.
Welche Bedeutung dabei dem neuen Standard SIP-Trunk im Vergleich zum früheren ISDN zukommt, veranschaulicht die folgende Grafik:
Größe und Funktionsumfang: Was braucht Ihr KMU wirklich?
Die Frage nach dem passenden Anschluss lässt sich auch über die benötigten Funktionen, Anwendungen und Größe der gewünschten Telefonanlagen beantworten. Denn die meisten technischen Anforderungen können nur von VOIP bedient werden.
Zuerst sollten Sie analysieren wie viele Anschlüsse Sie insgesamt benötigen. Denken Sie dabei aber auch über den aktuellen Stand Ihrer Unternehmung hinaus und entscheiden Sie sich für Anbieter, die sich Ihren zukünftigen Anforderungen und Wachstumsplänen anpassen.
Haben Sie die Größe der Anlage ermittelt, können Sie sich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen über die benötigten Funktionen austauschen. Hier werden wahrscheinlich viele Wünsche und Forderungen aufeinander treffen. Als Verantwortlicher eines klein- oder mittelständischen Unternehmens sollten Sie genauestens überlegen, welche Anwendungen auch wirklich genutzt werden und zur Produktivität des Unternehmens beitragen.
Ermutigen Sie Ihre Kollegen auch dazu neue Tools in Ihren Büroalltag zu integrieren. Funktionen wie ?Click to Call?, bei der mit dem Klick am PC auf eine Telefonnummer direkt angerufen wird, sind für alle Teilnehmer eine große Zeitersparnis. Andere Funktionen, die je nach Unternehmen in Frage kommen können, sind:
- Telefonkonferenzen: Haben Sie mehrere Standorte können Telefonkonferenzen stark zur Effektivität beitragen. Kosten und Zeit für Geschäftsreisen entfallen und Sie können jederzeit und standortunabhängig mit allen Kollegen gleichzeitig in Kontakt treten. Prüfen Sie hier die Angebote auf beschränkte Teilnehmerzahlen oder andere Einschränkungen.
- Pick-Up, Hold und Makeln: Diese Funktionen gehören meist zum Standardrepertoire jedes Anbieters. Trotzdem sollten Ihre Mitarbeiter kurz geschult werden, um all diese Funktionen auch effektiv im Büroalltag einsetzen können.
- Gesprächsaufzeichnung: Möchten Sie Ihren Kundenservice optimieren, kann sich eine automatische Gesprächsaufzeichnung anbieten. Hier haben Sie die Möglichkeit, Kundengespräche über einen längeren Zeitraum hinweg zu analysieren. Achten Sie hier aber auf die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.
- Mobiler Arbeitsplatz: Wenn Ihre Mitarbeiter auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten und dabei mit Kollegen und Geschäftspartnern verbunden bleiben möchten, empfehlen sich Anbieter, bei denen die Nutzer auch von mobilen Endgeräten auf die Funktionen der Telefonanlage zurückgreifen können.
Selbstverständlich gibt es noch eine Menge weiterer Funktionsmöglichkeiten. Lassen Sie sich von einem Experten beraten, der auf all Ihre individuellen Wünsche eingeht.
Das Thema Sicherheit nicht vergessen!
Die Frage nach der Sicherheit Ihrer Daten und Kommunikationswege ist ein wichtiger Faktor Ihrer zukünftigen Telefonanlage. Gerade wenn es um sensible Kundendaten geht, ist ein sicherer Übertragungsweg extrem wichtig für die Seriosität von KMU. Daher sollten Sie Ihr Firmennetzwerk bezüglich Geschwindigkeit und Stabilität überprüfen. Mit der zusätzlichen Belastung durch weiteren Datenaustausch kann es in Ihrem Netzwerk schnell zu Problem kommen. Darunter leidet in erster Linie die Sprachqualität bei der Telefonie sowie verzögerte Übertragungsgeschwindigkeiten bei Ihren anderen Endgeräten.
