Telefonanlagen

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Was kostet eine Telefonanlage?

Die Frage, was eine Telefonanlage kostet, lässt sich so pauschal nicht beantworten. Zu vielfältig und individuell sind die Faktoren, die letztlich die Kosten einer Telefonanlage beeinflussen. Grundsätzlich gilt: Die Digitalisierung der Bürokommunikation mit den neuen Möglichkeiten virtueller Telefonanlagen haben die Kosten für Kommunikation im Arbeitsalltag drastisch reduziert. Gleichzeitig sind die Möglichkeiten und der Funktionsumfang moderner TK-Anlagen jedoch deutlich gestiegen. Eine günstige Situation für Unternehmen, die aktuell auf der Suche nach einer neuen Telefonanlage sind.

Checkliste Kostenfaktoren

Grundsätzlich sind die Gesamtkosten einer VoIP-fähigen Telefonanlage von diesen wesentlichen Fragen abhängig:

  • Welchen Typ Telefonanlage möchte bzw. kann ich installieren?
    • Entscheiden Sie sich für eine physische Telefonanlage (sinnvoll vor allem für große Unternehmen) fallen Kosten für die notwendige Hardware an. Sie benötigen entweder einen Server, auf dem eine Telefonanlagen-Software (zum Beispiel Asterisk) installiert wird, oder einen Router mit integrierter VoIP-Telefonanlage. Für die meisten Unternehmen ist wohl die Router-Lösung die einfachste und effektivste. VoIP-Router mit integrierter TK-Anlage sind ca. 150 EUR erhältlich. Hier gilt, es die Anzahl der anschließbaren bzw. steuerbaren Endgeräte zu beachten.
    • Bei einer virtuellen Telefonanlage benötigen Sie keine Hardware, auf der die Telefonanlagen-Software installiert ist, sondern lediglich einen Firmen-Internetanschluss und büro-internes LAN. Die Software wird von ihrem TK-Anbieter bereit gestellt. Meist wird dazu eine VoIP-Client-Software vom Anbieter zur Verfügung gestellt. Bei der Wahl des Routers sind Sie dann entsprechend flexibel.
  • Welche Funktionen brauche ich unbedingt? Auf welche kann ich verzichten?
    • Eine moderne Telefonanlage verfügt über vielfältige Funktionen und ist sehr leistungsstark. Virtuelle Telefonanlagen können in der Regel auch in einer Cloud gehostet werden. Mitarbeiter und Kollegen können dann von überall auf der Welt so telefonieren, als wären sie noch im Firmennetz bzw. im Büro. Gerade für Außendienstler eine tolle Lösung. Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen sie benötigen, desto teurer wird ihre Telefonie-Lösung. Cloud-Telefonie Flatrates gibt es schon für um die 5 EUR im Monat, in der Einzelabrechnung gibt es die Minute ab 1 Cent.
  • Wie viele Arbeitsplätze muss ich ich mit einem Telefonanschluss ausstatten? Müssen mehrere Standorte verbunden werden?
    • Ein wesentlicher kostenbestimmender Faktor ist die Anzahl der Nebenstellen, die sie benötigen. Die kleinsten Business-Tarife haben meist 3-5 Nebenstellen inklusive und kosten 25-30 EUR - dann aber oft schon inklusive einer Flatrate ins Deutsche Festnetz.
  • Wie wichtig ist mobile Kommuniaktion bzw. vereinheitlichte oder ganzheitliche Kommunikationskonzepte (Unified Communication)?
  • Kann die Telekommunikationsanlage selbst installiert bzw. administriert werden?
  • Wie wichtig ist die Skalierbarkeit der Anlage für neue Standorte und Mitarbeiter?

Schnell wir deutlich, dass die tatsächlichen Kosten einer TK-Anlage immer Ergebnis einer sehr individuellen Kalkulation sind. Die Anforderungen und Ansprüche sind in jedem Büro und in jedem Unternehmen anders. Eine Artpraxis muss die Anlage nicht skalieren können, da die Anzahl der Telefone konstant bleibt. Für ein Start-Up ist die schnelle und problemlose Erweiterung mit neuen Nebenstellen jedoch sehr wichtig.

Auch die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes ist wichtig: Wird ohnehin viel mit dem PC gearbeitet, bietet sich eine virtuelle Telefonanlage (ggf. in der Cloud) in Kombination mit einem Soft Phone an. In Betriebsstätten oder in der Gastronomie sind hingegen klassische Endgeräte das Kommunikationsmittel der Wahl.