Cloud-Telefonie - die virtuelle Telefonanlage

Cloud-Telefonie ist eine abgewandelte Form von VoIP, die alle Funktionen herkömmlicher Telefonanlagen bietet. Auch hier wird die Verbindung nicht über das Telefonkabel, sondern die Internetverbindung aufgebaut, also per Kabel, DSL oder LTE. Zum Leistungsumfang der virtuellen Telefonanlage gehören neben Standardfunktionen wie Rufnummernumleitungen und Konferenzschaltungen, auch die Möglichkeit Voicemails zu versenden, ein Fax per E-Mail zu empfangen („Fax-to-E-Mail“) oder den Verfügbarkeitsstatus aller Mitarbeiter abrufen zu können. Je nach Anbieter ist auch Video-Telefonie möglich.

Vorteile der virtuellen TK-Anlage

• In der Cloud ist nicht nur das Telefonendgerät, sondern auch der Rechner des Mitarbeiters sowie wahlweise sein Mobiltelefon eingebunden. Und das gilt unbegrenzt - von 1 bis über 100.000 Mitarbeitern können alle im gleichen Netzwerk angemeldet sein und arbeiten.
• Ein großer Vorteil der Cloud-Telefonie ist, dass theoretisch alle Hardware-Kosten wegfallen: Im Prinzip können alle Funktionen vom Rechner übernommen werden. Dies gilt zumindest, wenn man von einem ausgestatteten Arbeitsplatz mit einem Rechner inklusive Headset ausgeht, was in aller Regel der Fall sein dürfte.
• Jeder Mitarbeiter partizipiert dort an der Telefonanlage, wo er Internet hat. Das macht zum Beispiel das Arbeiten von unterwegs, aus dem Home-Office oder sogar aus dem Ausland unkompliziert möglich. Auch der Außendienstmitarbeiter ist immer über die eigene Durchwahl erreichbar - und das auf allen Endgeräten. Eine Umleitung auf das Smartphone ist problemlos möglich.

Viele Gründe sprechen für die Cloud-Telefonanlage. Voraussetzung ist eine ausreichende Bandbreite. Dies bereitet in ländlichen Regionen oftmals noch Probleme. Ein großer Vorteil ist die grenzenlose Skalierbarkeit. Im Prinzip ist es technisch egal, ob 5 oder 500 Endgeräte angeschlossen sind.

Die Qualität der Telefonate ist entgegen häufiger Vorurteile sogar besser als über das Festnetz. Dank eines neuen Codecs ist die sogenannte HD-Telefonie der neue Standard für noch bessere Sprachqualität. Einige Anbieter lassen sich dies sogar vom TÜV zertifizieren.

Doch was passiert, wenn die Internetverbindung unterbrochen ist? Einige Unternehmer befürchten, dass sie dann gar nicht mehr erreichbar seien. Diese Bedenken sind bei modernen Anbietern jedoch unbegründet. In dieser Situation greift eine Fallback-Option und die Anrufe werden über das Mobilfunknetz umgeleitet, ähnlich LTE. Manche Anbieter von Cloud-Telefonie-Lösungen haben sogar ihr eigenes Netz.

Wenn Sie sich für die Lösung Cloud-Telefonie entscheiden, sind Sie nicht nur flexibel und skalierbar für die Zukunft gerüstet. Sie sind außerdem für alle zukünftige Features und die Abschaffung von ISDN 2018 bereits heute gut aufgestellt und werden vom Wechsel unbetroffen sein.

Hier geht es zu den Angeboten verschiedener Cloud-Telefonie-Anbieter.

Umsatz steigern: Mit der Cloud-Telefonanlage zahlen Sie nur das, was Sie nutzen

Die niedrigen Anschaffungskosten und die hohe Flexibilität, machen die virtuelle Telefonanlage aus der Cloud besonders für kleine- und mittelständische Unternehmen spannend. Insbesondere für Start-Ups, denn diese rechnen mit schnellem Wachstum im Unternehmen, auf das schnell zu reagieren gilt.

Das Einrichten der Cloud-Telefonanlage ist für Sie als Kunden sehr bequem, denn dies wird zentral vom Anbieter vorgenommen. Es bedarf also keinerlei Termin vor Ort. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonanlage ist die Möglichkeit, Nebenstellen extrem flexibel zu skalieren. Das heißt, jede einzelne Nebenstelle kann nach Belieben dazugebucht werden. Sind die zusätzlichen Stellen wieder überflüssig, werden diese einfach abbestellt. Letztlich zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutzen.

Die Kombination aus Cloud-Telefonanlage und CRM-System (s. unten) bietet zusätzlich wertvolle Informationen für das Controlling. Das sind Daten zur Anzahl der geführten Gespräche, Dauer von Telefonaten oder der Erfolgsrate. Diese und weitere Informationen helfen jedem einzelnen im Team, ihre Produktivität zu vergleichen und sich in bestimmten Bereichen weiterzuentwickeln. Die höhere Effektivität der Mitarbeiter schlägt sich langfristig auch in höheren Umsatzzahlen nieder.

Verbesserter Kundenservice: Jeder Anruf direkt beim richtigen Ansprechpartner

Für Anrufer ist nichts frustrierender als ewig von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergereicht zu werden, weil sich niemand für das Problem zuständig fühlt. Heute ermöglicht die moderne VoIP-Technologie die Integration von Helpdesk-Systemen. Diese wählen je nach Anliegen automatisch den richtigen Ansprechpartner aus. Dieser wird durch eine automatisierte Abfrage ermittelt. So kann eine einheitliche Unternehmensnummer für alle Anliegen verwendet werden.

Ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist die Pflege der Bestandskunden. Statistiken sagen, dass die Gewinnung Neukunden fünfmal teurer ist, als Bestandskunden zu halten. Ihre Treue ist maßgeblich an die Leistung des Supports gekoppelt, denn über ihn findet der meiste Kontakt statt. In diesem Zusammenhang bietet Ihnen die Cloud-Telefonanlage wieder einen bedeutenden Vorteil: sie ermöglicht es bestimmte Anrufe zu priorisieren. So gehen Sie sicher, dass die wirklich wichtigen Kunden und Partner immer durchgestellt werden. Zusätzlich können eingehende Anrufe auf mehrere Rufnummern umgeleitet werden. So dienen verschiedene Mitarbeiter des Teams als Backup, falls mehrere Anrufe gleichzeitig reinkommen. Wer seine Bestandskunden pflegt, kann mit guten Bewertungen rechnen. Das wiederum überzeugt Neukunden, Ihre Leistungen auszuprobieren. Ein größerer Kundenstamm verspricht größere Umsätze.

Mit der virtuellen Telefonanlage bleibt Ihre Rufnummer auch im Homeoffice immer die Gleiche. Es spielt keine Rolle, von welchem Gerät aus Sie telefonieren. Selbst unterschiedliche Rufnummern können von einem Gerät bedient werden. Im ruhigen Homeoffice reicht das Mikrofon des Laptops, um Telefonate in bester Qualität zu führen. Für die hohe Gesprächsqualität sind die modernen Algorithmen der Anbieter verantwortlich. Diese blenden in Echtzeit störende Geräusche aus. So ist Ihnen ein reibungsloses Telefonat garantiert. Ein wichtiger Aspekt in Punkto Umsatz: Eine schlechte Telefonverbindung wirkt für potentielle Kunden schnell unseriös ? und die Konkurrenz schläft nicht. Sie ist buchstäblich nur einen Klick entfernt.

Platz und Miete sparen durch die virtuelle Telefonanlage

Im Vergleich zur klassischen Telefonanlage ist die Cloud-Telefonanlage viel platzsparender, da weniger Hardware benötigt wird. Der Raum mit der umfangreichen Technik, den man noch aus ISDN-Zeiten kennt, wird nicht mehr gebraucht. Das Telefonsystem läuft ausschließlich über die Server des Anbieters und Ihnen bleibt das Kabelwirrwarr erspart. Gleichzeitig wird Arbeitsfläche im Büro für andere Dinge frei. Falls Sie aktuell auf der Suche nach neuer Bürofläche sind, sparen Sie sich die extra Quadratmeter und senken Sie die Mietkosten.