Umsatz steigern mit einer Cloud-Telefonanlage
Die IP-Telefonie beziehungsweise VoIP ist mittlerweile den meisten Unternehmen bekannt. Weniger geläufig ist die virtuelle Cloud-Telefonanlage. Dabei ist sie durch ihre günstigen Konditionen für große, kleine als auch mittelständische Unternehmen interessant. Denn mit der Telefonanlage aus der Cloud sparen Sie bereits beim Kauf Kosten. Außerdem, erhöhen Sie automatisch Ihren Umsatz. Wir verraten woran das liegt.
Mit der Cloud Telefonanlage zahlen Sie nur das, was Sie nutzen
Das Einrichten der Cloud-Telefonanlage ist für Sie als Kunden sehr bequem, denn dies wird zentral vom Anbieter vorgenommen. Es bedarf also keinerlei Termin vor Ort. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonanlage ist die Möglichkeit, Nebenstellen extrem flexibel zu skalieren. Das heißt, jede einzelne Nebenstelle kann nach Belieben dazugebucht werden. Sind die zusätzlichen Stellen wieder überflüssig, werden diese einfach abbestellt. Letztlich zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutzen.
Was ist ein Softphone und was ist ein IP-Telefon?
Der Bereich der Cloud-Telefonie ist sehr umfangreich und für Außenstehende schnell verwirrend. Zum Verständnis hier nochmal eine kurze Erläuterung zu den häufig verwechselten Begriffen Softphone und IP-Telefon: Das Softphone ist ein Computerprogramm (VoIP-Software), welches es ermöglicht über das Internet Protocol zu telefonieren. Das Softphone funktioniert auf fast jedem Gerät, das eine Internetverbindung aufbauen kann — zum Beispiel Smartphone, PC oder Laptop. Das IP-Telefon hingegen ist lediglich ein normales Tischtelefon mit aufgespielter VoIP-Software und kann deshalb nicht mit dem Softphone gleichgesetzt werden.
Anbieter von Cloud-Telefonanlagen haben in der Regel auch das Softphone für unterschiedliche Geräte im Produktportfolio. Bekannte Anbieter von Cloud-Telefonie sind beispielsweise sipgate, Placetel oder NFON. Wenn Ihnen die Handhabung der Anlage Ihres Anbieters nicht gefällt, aber der sonstige Service schon, bieten sich gegebenenfalls kostenlose Softphones aus dem Netz an. Um diese zu nutzen müssen sie mit der Cloud-Telefonanlage ihres Anbieters kompatibel sein. Informationen dazu finden sich in der Regel auf den jeweiligen Websites der Cloud-Anbieter.
Platz und Miete sparen durch die virtuelle Telefonanlage
Im Vergleich zur klassischen Telefonanlage ist die Cloud-Telefonanlage viel platzsparender, da weniger Hardware benötigt wird. Der Raum mit der umfangreichen Technik, den man noch aus ISDN-Zeiten kennt, wird nicht mehr gebraucht. Das Telefonsystem läuft ausschließlich über die Server des Anbieters und Ihnen bleibt das Kabelwirrwarr erspart. Gleichzeitig wird Arbeitsfläche im Büro für andere Dinge frei. Falls Sie aktuell auf der Suche nach neuer Bürofläche sind, sparen Sie sich die extra Quadratmeter und senken Sie die Mietkosten.
Cloud-Telefonie: Ideal für KMU und Start-Ups
Die niedrigen Anschaffungskosten und die hohe Flexibilität, machen die virtuelle Telefonanlage aus der Cloud besonders für kleine- und mittelständische Unternehmen spannend. Insbesondere für Start-Ups, denn diese rechnen mit schnellem Wachstum im Unternehmen, auf das schnell zu reagieren gilt.
Im Homeoffice auf Festnetznummer erreichbar bei gleichbleibender Qualität
Mit der virtuellen Telefonanlage bleibt Ihre Rufnummer auch im Homeoffice immer die Gleiche. Es spielt keine Rolle, von welchem Gerät aus Sie telefonieren. Selbst unterschiedliche Rufnummern können von einem Gerät bedient werden. Im ruhigen Homeoffice reicht das Mikrofon des Laptops, um Telefonate in bester Qualität zu führen. Für die hohe Gesprächsqualität sind die modernen Algorithmen der Anbieter verantwortlich. Diese blenden in Echtzeit störende Geräusche aus. So ist Ihnen ein reibungsloses Telefonat garantiert. Ein wichtiger Aspekt in Punkto Umsatz: Eine schlechte Telefonverbindung wirkt für potentielle Kunden schnell unseriös — und die Konkurrenz schläft nicht. Sie ist buchstäblich nur einen Klick entfernt.
Guter Support ist ein bedeutendes Qualitätsmerkmal
Ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist die Pflege der Bestandskunden. Statistiken sagen, dass die Gewinnung Neukunden fünfmal teurer ist, als Bestandskunden zu halten. Ihre Treue ist maßgeblich an die Leistung des Supports gekoppelt, denn über ihn findet der meiste Kontakt statt. In diesem Zusammenhang bietet Ihnen die Cloud-Telefonanlage wieder einen bedeutenden Vorteil: sie ermöglicht es bestimmte Anrufe zu priorisieren. So gehen Sie sicher, dass die wirklich wichtigen Kunden und Partner immer durchgestellt werden. Zusätzlich können eingehende Anrufe auf mehrere Rufnummern umgeleitet werden. So dienen verschiedene Mitarbeiter des Teams als Backup, falls mehrere Anrufe gleichzeitig reinkommen. Wer seine Bestandskunden pflegt, kann mit guten Bewertungen rechnen. Das wiederum überzeugt Neukunden, Ihre Leistungen auszuprobieren. Ein größerer Kundenstamm verspricht größere Umsätze.
Jeder Anruf direkt beim richtigen Ansprechpartner
Für Anrufer ist nichts frustrierender als ewig von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergereicht zu werden, weil sich niemand für das Problem zuständig fühlt. Heute ermöglicht die moderne VoIP-Technologie die Integration von Helpdesk-Systemen. Diese wählen je nach Anliegen automatisch den richtigen Ansprechpartner aus. Dieser wird durch eine automatisierte Abfrage ermittelt. So kann eine einheitliche Unternehmensnummer für alle Anliegen verwendet werden.
Integration von CRM-Systemen in die Cloud-Telefonanlage
Im nächsten Schritt helfen Customer-Relationship-Management-Systeme (kurz: CRM-Systeme) bei der Verwaltung und Betreuung von Bestandskunden. Bekannte Systeme wie Salesforce oder SAP lassen sich mittels einer Schnittstelle in die Cloud-Telefonanlage integrieren. Alltägliche Geschäftsabläufe werden verbessert und vereinfacht. Im integrierten CMR-System werden Kundendaten zentral abgespeichert und für jeden Mitarbeiter zugänglich gemacht. Bei einem Anruf haben Sie sofort Namen und Kundennummer des Anrufers im Blick — vorausgesetzt er ist im CRM bereits erfasst. Damit hinterlassen Sie direkt einen patenten Eindruck beim Kunden. Zusätzlich ist es möglich Notizen zum Anruf zu verfassen, sodass Sie stets wissen, was im letzten Telefonat thematisiert wurde. Durch die effizienten Abläufe wird Zeit und somit Geld gespart. Viel wichtiger ist allerdings der Ausbau der Zufriedenheit Ihrer Partner und Kunden, die für Ihren langfristigen Geschäftserfolg entscheidend sind.
Erfassen von KPIs über die TK-Anlage
Die starke Kombination aus Cloud-Telefonanlage und CRM-System bietet zusätzlich wertvolle Informationen für das Controlling. Das sind Daten zur Anzahl der geführten Gespräche, Dauer von Telefonaten oder der Erfolgsrate. Diese und weitere Informationen helfen jedem einzelnen im Team, ihre Produktivität zu vergleichen und sich in bestimmten Bereichen weiterzuentwickeln. Die höhere Effektivität der Mitarbeiter schlägt sich langfristig auch in höheren Umsatzzahlen nieder.
Fazit: Die Investition in die Cloud zahlt sich aus
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Umstieg auf eine Telefonanlage aus der Cloud nicht nur viel Geld einspart, sondern zusätzlich höhere Umsätze fördert. Die zahlreichen und flexiblen Funktionen der Cloud-Anlage bietet passende Lösungen für jede Unternehmensgröße, sodass auch Sie davon profitieren können.
