Unified Communications - 5 Vorteile für KMU

Egal ob großes, kleines oder mittelständisches Unternehmen - erfolgreiche Betriebe arbeiten mit einer reibungslosen Kommunikation. Dafür benötigen sie Tools und Technologien, die in ihrer Vielfalt mittlerweile den Markt sprengen. Darauf reagiert das Konzept Unified Communications als eine Plattform für alle Funktionen. Wir klären auf, welche Vor- und Nachteile Unified Communications Lösungen für KMU bieten.

Was bedeutet Unified Communications?

Unified Communications bedeutet vereinheitlichte Kommunikation und vereint wichtige Dienste wie die klassische Telefonie, Videokonferenzen und E-Mail. Damit ist die UC-Lösung zwar keine eigenständige Technologie, entlastet aber das Management der eigenen Kommunikation im Unternehmen. Unified Communications basiert auf IP und läuft über Ihr Internet. So greifen Sie jederzeit und unabhängig vom Standort auf Geräte und Informationen zu. Der UC-Client ist die zentrale Benutzeroberfläche. Diese unterstützt den User dabei, das richtige Endgerät für die Kommunikation auszuwählen.
Häufig steht Unified Communications in Verbindung mit Collaboration (UCC). Diese Kombination schließt Funktionen ein, die die Zusammenarbeit im Team verbessern.

Die Kernfunktionen einfach erklärt

Integration von Medien

Die Unified Communications Lösung fasst unterschiedliche Medien zusammen wie Audio, Video, Text und client-basierte Funktionen wie Instant Messaging. Letztere erleichtert das Management der Kommunikation im Unternehmen. Mit diversen Chat-Apps wie Slack, Glip oder Threema kommunizieren Sie schnell und einfach mit Ihren Kollegen.
Mithilfe dieser Funktion kontaktieren Sie Arbeitskollegen bei einem Anliegen auf direktem Wege. Die Anwendung von Unified Communications steht für alle IP-Engeräte wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet zur Verfügung. So erreichen Sie Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden auch von unterwegs.

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Präsenzfunktion

Die Funktion von Unified Communications zeigt an, ob Sie erreichbar, gerade abwesend oder beschäftigt sind. Bei verschiedenen Standorten, sowie beim Homeoffice ist das ein hilfreiches Feature. Sie sehen auf einen Blick ob und über welches IP-Gerät der Kollege erreichbar ist. Während Sie telefonieren, ändert sich Ihr Status automatisch.

Verbindung mit einem Customer-Relationship-Management System (CRM)

Viele Unternehmen setzen bei Ihrer Kundenkommunikation auf ein verlässliches Customer-Relationship-Management System (kurz CRM). Der Unified Communications Client verbindet dieses mit den anderen Funktionen der Nutzeroberfläche. Bei einem eingehenden Anruf erhalten Sie alle Eckdaten zum Kunden. Dazu gehört auch ein Protokoll vorheriger Gespräche. Damit besitzen Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen, um individuell auf den Kunden einzugehen.

Kooperationsfunktionen

Bei der Integration von Unified Collaboration in der UC-Client verbessern Sie zusätzlich die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden.
Das System gibt Telefonkonferenzen und Video-Konferenzen – auch als Multi-Party-Konferenz – in HD Qualität wieder. Interne und externe Teilnehmer können ohne spezielle Software an der Konferenz teilnehmen. Sie wählen sich mit einer entsprechenden Nummer über ihren Browser in die Konferenz ein. Einige Unternehmen nutzen dieses Feature beispielsweise für Recruiting Strategien wie offene Video-Interviews.
Unified Communications stellt individuelle Meetingräume zur Verfügung mit allen wichtigen Funktionen wie:

• Instant-Messaging
• Desktop- und File Sharing
• Multi-Party-Video-Konferenzen

Bei einer Multi-Party-Video-Konferenz führen Sie Ihre Gesprächspartner via Desktop-Sharing durch eine Präsentation. Mithilfe von Desktop- und File Sharing tauschen Sie sich mit Kollegen über bestimmte Dokumente oder Dateien aus. Ein Screenshot ist nicht notwendig. Mit wenigen Klicks teilen Sie Ihren Bildschirminhalt mit dem Gesprächspartner ohne die Anwendung zu verlassen. Per Drag & Drop schicken Sie die Dateien anschließend an Ihre Kollegen.

Die 5 größten Vorteile von Unified Communications für KMU

Grundlegend profitiert jede Unternehmensgröße von einer einheitlichen und verlässlichen Kommunikation im Arbeitsalltag. Gerade KMU setzen den Fokus auf eine starke Kundenbindung. Die qualifizierte Kommunikation mit dem Kunden ist dabei unerlässlich. Bei Kundenanfragen ist eine schnelle Reaktion gefragt. Die Anbieter legen bei Unified Communication Clients für KMU besonders Wert auf die Anbindung von Endgeräten aller Art. Die folgenden fünf Gründe zeigen, warum Unified Communications für KMU so lohnenswert ist.

1. Effiziente Kommunikations und Geschäftsprozesse

Mit Unified Communications gestalten Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen effizient und verringern überflüssige Kommunikation. Durch die Präsenzfunktion sehen Sie direkt, ob Ihr Ansprechpartner erreichbar ist. Damit sparen Sie sich unnötige Anrufe. Per Unified Messaging hinterlassen Sie dem entsprechenden Kollegen eine Nachricht, zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Gerät Sie erreichbar sind.

2. Flexibilität, Wachstum und Mobilität für das Unternehmen und die Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter nutzen den UC-Client auf unterschiedlichen Endgeräten und sind flexibler. Im Außendienst profitieren Sie von einer höheren Erreichbarkeit, unabhängig von Zeit und Ort. Außerdem steigern Sie mit schnelleren Reaktionszeiten die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Besonders KMU profitieren von der Flexibilität eines UC-Systems. Als Cloud-Lösung bietet Unified Communications zusätzlich uneingeschränkte Skalierbarkeit. Ein wichtiger Faktor für kleine und mittelständische Unternehmen im Wachstum. Sie haben viele neue Mitarbeiter? Keine große Herausforderung für die erweiterbare Oberfläche des Unified Communication Systems.

3. Einfach Verwaltung

Unified Communications bündelt alle wichtigen Dienste für die Kommunikation auf einer Plattform. Die unübersichtliche Masse an Zugängen und Anwendungen fällt weg. Das erleichtert Ihnen die zentrale Administration der Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

4. Kosteneffizienz

Die unterschiedlichen Systeme für Unternehmenskommunikation verursachen Anschaffungs- und Wartungskosten. Durch Unified Communications fallen viele Dienste und die damit verbundenen Kosten weg. Zusätzlich ersparen Sie sich durch Video-Konferenzen und Screen-Sharing kostspielige Dienstreisen. Die Kosten für Unified Communications Dienste hängen von der Mitarbeiteranzahl ab. Sie brauchen nicht jedes Mal ein neues Gerät, wenn ein Mitarbeiter hinzukommt. Legen Sie problemlos einen neuen Account an. Zudem führt der Hersteller Software-Updates automatisch durch, sodass Sie ohne Zutun immer auf dem neusten Stand sind.
Kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung profitieren von den Kostenvorteilen des Unified Communication Systems.

5. Gesteigerte Sicherheit

Viele einzelne Anwendungen stellen ein größeres Risiko für die Sicherheit dar. Bei einem System laden Sie keine einzelnen Freeware Programme mehr runter. Alle Anwendungen laufen zentral über einen administrierten Unified Communications Client. Ein solches Modell hat besonders für solche KMU Vorteile, die tagtäglich mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Die Nachteile von Unified Communications

Die Fallstricke bei Unified Communications lauern in den Schnittstellen der unterschiedlichen Hersteller. Je größer Ihre Systemlandschaft aus verschiedener Hard- und Software ist, desto komplexer wird es, Unified Communications umzusetzen. Wägen Sie als Betrieb vorher ab, welches Modell sich für Ihren Bedarf eignet.
Ein weiterer Nachteil, besonders für KMU, liegt in fehlenden Ressourcen. Große Unternehmen legen Wert auf Funktionen wie Präsenzanzeigen oder Multi-Party-Konferenzen. Kleineren Unternehmen ist die reine Telefonie wichtiger. Unified Communications lohnt sich nicht für KMU ohne einheitliche Zugänge oder bestehenden Mail-Server. Solchen Unternehmen fehlt der konkrete Bedarf, um die Kommunikation umfangreich auszubauen.
Letztendlich kann der Anspruch ständig erreichbar zu sein, aus Sicht der Mitarbeiter, zu einem zusätzlichen Stressfaktor führen. Allerdings bestimmen Sie als Mitarbeiter selbst über Ihren Status. Sobald Sie in die Pause oder in den Feierabend gehen, setzen Sie die Anzeige auf „nicht erreichbar“ oder „offline“.
Bei der Integration des Systems gibt es einige Hürden zu überwinden. Ihre Nutzer sollten das neue Kommunikationssystem akzeptieren, verstehen und anwenden. Nur so zieht Ihr Unternehmen daraus Vorteile.

So integrieren Sie Unified Communications erfolgreich in Ihr Unternehmen

Unified Communications vereinfacht zwar Geschäftsprozesse, ist aber kein System was Sie von heute auf morgen in Ihren Betriebsalltag einbauen. Betrachten und analysieren Sie den Stand Ihrer derzeitigen Technik. Klären Sie folgende Fragen mit den zuständigen Kollegen oder anhand einer Mitarbeiterbefragung:

• Welches Instant Messaging System nutzt Ihr Unternehmen? (Skype, Slack, Jabber?) Welche Mitarbeiter nutzen die Tools und in welcher Version?
• Nutzt Ihr Unternehmen Tools für Telefon-, Web- und Videokonferenzen?
• Welchen E-Mail Dienst nutzen Sie?
• Welche Telefonanlage nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter und unter welchem Service-Provider?
• Sind alle Standorte technisch eingebunden?
• Wie häufig und intensiv nutzen Ihre Mitarbeiter die verschiedenen Kommunikationswege?
• Wie bewerten Ihre Mitarbeiter die einzelnen Kommunikationswege?
• Wünschen Ihre Mitarbeiter schneller und besser zu kommunizieren?
• Welche Kosten entstehen derzeit durch die bestehenden Tools?

Wählen Sie vor dem Start einen kleinen Kreis von ersten Nutzern aus. Diese arbeiten sich in der Anfangsphase in das neue System ein und verschaffen Ihnen einen Überblick über mögliche Schwierigkeiten. Idealerweise setzen Sie den Kreis aus jüngeren und engagierten älteren Mitarbeitern zusammen.
Im nächsten Schritt setzen Sie die konkrete Ziele für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen fest. In der Anfangsphase testen Sie, ob und inwiefern Unified Communications diese Ziele erreicht. Darunter fallen Punkte wie:

• Produktivität der Mitarbeiter steigern
• Geschäftsprozesse verbessern
• Entscheidungen schneller fällen
• Time-to-market für neue Produkte verkürzen
• Kosten für Kommunikationswege sparen
• Work-Life-Balance für Mitarbeiter verbessern
• Ökobilanz des Unternehmens verstärken

Im letzten Schritt übertragen Sie das neue System in größer werdenden Schritten auf Ihr gesamtes Unternehmen. Dazu weisen die ersten Nutzer ihre Kollegen aus der eigenen Abteilung in das neue System ein. Ebenso hilfreich sind kurze Trainings in kleineren Teams. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und behalten Sie die Prozesse mit Unified Communications im Auge.

Die Anbieter von Unified Communications Systemen

Viele Anbieter werben mit benutzerfreundlichen Unified Communications System und Funktionsvielfalt.
Der Hersteller Cisco wirbt mit Tools, die die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden verbessern. Diese stellen jederzeit und an jedem Ort Informationen und Inhalte bereit. Außerdem unterstützen Sie die mobile Arbeit durch Online-Meetings.
Der Anbieter Microsoft setzt bei seinem Produkt – Skype for Business – auf die vertraute Oberfläche von Microsoft. Die Anwendung ist benutzerfreundlich und enthält Funktionen wie Instant Messaging, Gruppenchats und alle Arten von Konferenzen. Die Plattform ist einfach zu verwalten und flexibel erweiterbar. Dadurch binden Sie vorhandene Prozesse leicht in die Unified Communications Plattform ein.

Ist Ihr KMU bereit für Unified Communications?

Ob sich Unified Communication für Ihr KMU lohnt, hängt von den geschäftlichen Anforderungen ab. Einige Unternehmen brauchen noch Zeit, um ein solches All-in-One-System zu implementieren. Andere Betriebe profitieren bereits von den Vorteilen des UC- oder UCC-Clients. Recherchieren sie vor der Entscheidung Ihren Bedarf im Unternehmen. Unified Communications sollte Ihrem Betrieb nicht zur Last fallen, sondern Kosten und Nutzen ausbalancieren.