Ein Team digital organisieren: Tools + Tipps

In Zeiten von flexiblen Arbeitsplätzen und Home-Office nimmt die digitale Teamorganisation eine immer wichtigere Rolle in der Unternehmenswelt ein. Unterstützt wird dies durch technischen Fortschritt und eine große Angebotspalette an Software. Wir haben eine kleine Übersicht von Tipps und Werkzeugen zusammengestellt, die dabei helfen ein Team digital zu organisieren.

Der Grundstein eines erfolgreichen Unternehmens: Die Kommunikation

Fällt der persönliche Kontakt durch Home-Office oder flexible Arbeitszeiten im Büro weg, beschränkt sich die Kommunikation unter Kollegen meist nur noch auf die nötigsten E-Mails. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter untereinander stets im regen Austausch stehen und sich so gegenseitig helfen und unterstützen können. Deshalb ist es hilfreich, durch Kommunikationstools für einen stetigen Austausch zwischen Teamkollegen zu sorgen. Denn dadurch wird der Mitarbeiterzusammenhalt und damit verbunden die Effizienz und Leistung des ganzen Unternehmens gestärkt und verbessert.

Teambuilding über Digitalität hinaus

Aber allein der alltägliche Austausch über Chats, E-Mails oder das interne Social-Network reicht nicht aus, um den Teamgedanken Ihrer Mitarbeiter in ausreichendem Maße zu stärken. Deshalb sollten Sie auf regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen in Form von besonderen Events oder Aktivitäten nicht verzichten. Hierbei sollte möglichst auch jeder Mitarbeiter teilnehmen.

Denn fest steht: Durch digitale Kommunikation lässt sich zwar die Beziehung der Mitarbeiter untereinander ausbauen, aber der Grundstein muss im persönlichen Kontakt gelegt werden.

Verfügbarkeit schaffen!

Im Zusammenhang mit Teambuilding und Kommunikation ist es wichtig, dass man Verfügbarkeiten schafft, um explizit den Einzelkontakt untereinander zu suchen. Dies gilt in höherem Maße für Führungskräfte: Denn in Zeiten, in denen die Leistungsbewertung nicht mehr mit der Präsenz am Arbeitsplatz zusammenhängt, ist der Spagat zwischen ausreichender Kontrolle und genügend Freiraum groß. Deshalb ist eine offene Einzelkommunikation wichtig, um auf die Leistungen und Potenziale eines jeden Mitarbeiters eingehen zu können.

Um dies in der Realität umzusetzen, empfiehlt es sich, auf Zeitmanagement-Tools wie z.B. Trello oder Doodle zurückzugreifen, um die eigene Arbeitszeit möglichst effizient aufzuteilen.

Nutzen Sie Tools!

Cloudservices

In Zukunft werden die wenigsten Unternehmen freiwillig auf cloudbasierte Programme verzichten. Denn diese Technik bringt viele Möglichkeiten mit sich. Als Beispiel-Tool sei hier GoogleDocs genannt.

Dieses Hilfsmittel ist unerlässlich für Teams mit übergreifenden Aufgaben. Das sogenannte Cloud Computing ermöglicht es Dateien und Programme über das Internet auf einem Server zu speichern anstatt lokal auf dem eigenen Betriebssystem. So kann jeder Mitarbeiter auf die für ihn freigegebenen Daten zu jeder Zeit, an jedem Ort und von jedem internetfähigen Endgerät zugreifen und sie bearbeiten.

VoIP, Videokonferenz und Screensharing

Zugegeben, diese drei technischen Errungenschaften zählen nicht gerade zu den neuesten ihrer Art, erweisen sich aber in der Praxis als extrem nützlich, wenn es darum geht sich digital und direkt auszutauschen. Die Vorteile sind ganz klar: Über VoIP kann sich der jeweilige Nutzer zum Beispiel die verfügbaren Kollegen anzeigen lassen und bei Bedarf direkt aus der Software anrufen. Zudem ist die Qualität des Telefonats unter Voice over IP deutlich verbessert.

Ebenfalls hilfreich ist die Nutzung von Videokonferenzen. Damit schafft man realitätsnahe Bedingungen bei gleichzeitiger Reduzierung der Ausgaben und des Stresses, die durch Geschäftsreisen entstehen. Additiv kann man auch auf Screensharing zurückgreifen, um Inhalte unkompliziert zu teilen, oder sich bei eventuellen Fragen oder Schwierigkeiten helfen zu lassen.

Slack

„Team communication for the 21st century“, so bewirbt Slack sich selbst auf der Unternehmenswebsite. Das Kommunikations-Tool vereint viele nützliche Eigenschaften in einer Anwendung. Hier lassen sich Gruppendiskussionen führen, Channels zu verschiedenen Themen und unterschiedlicher Wichtigkeit einrichten und Apps wie Trello oder GoogleDrive mit einbinden. Natürlich kann man auch einen persönlichen Chat zu zweit führen oder sogar „mit sich selbst“, um Gedanken und Ideen an einem Ort zu sammeln.

Zusätzlich kann Slack auch als enormes Ideenarchiv genutzt werden, denn die Konversationen werden abgespeichert und lassen sich über die Suchfunktionen einfach wiederfinden und sortieren.

Um einen Überblick über die Funktionen und Nutzungsweisen von Slack zu erhalten, empfiehlt es sich diese Tour anzuschauen.

Trello

Trello ist eine Organisationssoftware, mit deren Hilfe Aufgaben verteilt und in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Dabei überzeugt vor allem das benutzerfreundliche Interface und die einfache Bedienung. Trellos Benutzerfläche lässt sich vom User in Listen, wie zum Beispiel „To-Do“, „In Arbeit“, oder „Done“ unterteilen. Diesen Listen lassen sich dann Karten mit verschiedenen explizit definierten Aufgaben zuordnen. Dabei können die Karten nur für einen selbst bestimmt sein, oder aber mehreren Mitarbeitern sowie dem ganzen Team zugeordnet werden. Per Drag&Drop-Funktion können die einzelnen Karten je nach Status verschoben werden. Eine Kommentar- und Bewertungsfunktion ermöglicht zusätzlich die direkte Kommunikation über Trello.

Toggl

Toggl ist ein digitales Time-Tracking Tool. Mithilfe dieses Programms lässt sich die Arbeits- beziehungsweise Bearbeitungszeit zu jedem einzelnen Projekt individuell messen, graphisch darstellen und auch verschicken. Besonders praktisch ist Toggl für das persönliche Zeitmanagement, sowie für den Fall, dass Arbeit intern oder eventuell für externe Unternehmen zeitlich bemessen werden muss.

Confluence

Bei Confluence handelt es sich um eine webbasierte Wiki-Software. Sie dient der internen Wissenssammlung und kann jederzeit direkt im Programm ergänzt oder bearbeitet werden. Die Art der Wiki-Gliederung in Kategorien, Themen etc. ist dabei jedem Unternehmen selbst überlassen. Auch dieses Tool verfügt über eine Such- und Markierfunktion, sodass sich Inhalte schnell wiederfinden und mit Mitarbeitern teilen lassen.

Doodle

Wahrscheinlich hatten Sie auch schon einmal das Problem, ein gemeinsames Datum für eine Team-Aktivität zu finden. Dann kennen Sie die Problematik der Terminabstimmung. Doodle ist die Lösung:

Denn mit Doodle lässt sich in kürzester Zeit ein für alle passendes Zeitfenster finden. Das Prinzip dahinter ist denkbar simpel: Ein Mitarbeiter erstellt ein Event und gibt einige Terminvorschläge an. Dann lädt er die Teilnehmer via Email zu dieser „Umfrage“ ein. Diese kreuzen die für sie passenden Termine an oder nennen ein Alternativdatum. So einfach. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Umfragen auch ohne Doodle-Konto erstellt und auch beantwortet werden können.

Selbstverständlich reicht der Markt an Organisations-Tools weit über die hier beschriebenen Hilfsmittel hinaus und wächst stetig weiter. Deshalb sollte sich jedes Unternehmen unter Berücksichtigung der internen Ansprüche und Bedingungen über passende Software informieren. Denn auf Dauer ist es schwierig ohne geeignete Hilfsmittel in der digitalen Unternehmenswelt mitzuwirken.

5 Tipps für gute digitale Teamkommunikation

Ob im Home-Office oder über mehrere Standorte hinweg: Die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen und verschiedenen Abteilungen findet heute häufig digital statt. Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, wie gute Team-Kommunikation auch online gelingt.

1. Klare Orientierung

Eine klare Orientierung im Home-Office trägt zu einer besseren Arbeitsatmosphäre bei. Darunter zählt auch, dass Sie klare Regeln aufstellen und Absprachen treffen. Um Ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, besprechen Sie daher konkrete betriebliche Vorgaben: Wann beginnt die Arbeit im Home-Office und wann endet sie? Welche Abweichungen gibt es vom normalen Büroalltag? Was schreibt der Arbeitsschut für Home Office vor? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? All diese Vorgaben müssen Sie beachten und die Regelungen den Mitarbeitern kommunizieren.

Damit Ihre Kollegen wissen, wer gerade erreichbar ist, ist es außerdem wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter an- und abmeldet. Dazu gehört es bei Arbeitsbeginn, Feierabend und Pausen kurz Bescheid zu geben.

2. Konkrete Ansprechpartner festlegen

Für besondere Anliegen benennen Sie konkrete Ansprechpartner, an die sich Ihre Kollegen wenden. Ein Ansprechpartner wird zum einen zwar ernannt, um bei Fragen weiterzuhelfen, zum anderen fühlt sich derjenige für den Bereich automatisch verantwortlich und wird versuchen einen bestmöglichen Überblick zu behalten. Im besten Fall stellt dieser Ansprechpartner, nach Absprache mit dem Datenschutz, für dringende Anliegen seine Handynummer zur Verfügung. Eine andere Alternative bestmöglich vorbereitet zu sein: Erstellen Sie eine vollständige Kontaktliste mit allen Handynummern der Kollegen - nachdem Alle eingewilligt haben.

3. Gute Kommunikations-Balance

Besonders beim Austausch von sensiblen Informationen ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wer in welche Kanäle involviert ist und mitlesen kann. Für gute Kommunikation im Home-Office stellen Sie deshalb konkrete Regeln auf, welche Informationen ihr Team auf welchem Kanal teilt. Als roten Faden haben wir in Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip drei Faustregeln für Sie zusammengefasst:

• Ist eine Angelegenheit dringend und komplex? Dann nutzen Sie direkte Kommunikation per Videocall oder Telefonat. Damit alle anderen auf dem neuesten Stand sind, ist es wichtig, die resultierenden Arbeitsergebnisse und Absprachen in einem Protokoll festzuhalten. Hinterlegen Sie die Informationen zum Beispiel im Projektmanagement-Tool.
• Etwas ist dringend, aber nicht komplex? Nutzen Sie für einfache Informationen den Unternehmens-Chat. Sind die Informationen ebenfalls für andere Mitarbeiter wichtig, tragen Sie diese auch hier in ein Protokoll ein oder vermerken die Informationen in Ihrem Projekt-Tool. Wenn es wirklich dringend ist, greifen Sie zum Telefon.
• Wenn ein Thema nicht dringend, jedoch komplex ist, kommunizieren Sie auf indirektem Weg. Geben Sie beispielsweise Feedback im Kommentarbereich eines Tools oder einem Google-Doc.

4. Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Gibt es wichtige Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, warten Sie nicht lange. Geben Sie die Infos direkt an Ihre Mitarbeiter weiter. Dazu zählen beispielsweise die Bekanntgabe von Maßnahmen oder Entscheidungen sowie wichtige Termine. In einem solchen Fall ist es ratsam, dass Sie eine E-Mail mit unternehmensinternen Informationen rund schicken. So fühlen sich Ihre Kollegen auch im Home-Office über aktuelle Entwicklungen gut informiert.

5. Wertschätzende Kommunikation

Ihr Team sollte darauf achten, dass die Kommunikation im Home-Office wertschätzend, respektvoll und konstruktiv bleibt. Denn bei geschriebenen Nachrichten kommen aufgrund des höheren Interpretationsspielraums und der fehlenden Gestik und Mimik häufiger Missverständnisse auf. Wenn Sie Kritik äußern oder sensibles Feedback geben, suchen Sie am besten das direkte Gespräch mit der betroffenen Person. Rufen Sie Ihren Mitarbeiter an oder senden Sie ihm eine Nachricht über den privaten Channel. Bei zu strenger öffentlicher Kritik ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Mitarbeiter das Feedback persönlich nimmt und sich im schlimmsten Fall sogar gedemütigt fühlt. Eine andere Möglichkeit einen Mitarbeiter auf sensible Themen anzusprechen, ist ein Telefonat oder ein Videocall. Von Angesicht zu Angesicht lösen sich vermeintliche Konflikte schnell in Luft auf.